Zeg eens eerlijk, hoeveel e-mails staan er op het moment in jouw inbox? Zijn ze gelezen, ongelezen of staat alles door elkaar? De e-mail is, voor bijna iedereen die er dagelijks mee (moet) werken, een blok aan het been. Zie je door de bomen het bos niet meer? Wil je jouw e-mail efficiënt aanpakken? Wij hebben 8 tips voor je op een rijtje gezet, zodat je echte e-mail pro wordt. 

1. Zet notificaties uit 

We gaven het al eens eerder aan, in een artikel over productief thuiswerken. Zet. Alle. Notificaties. Uit. Van zowel je e-mail als die van sociale media. Ja, geen mails, geluidjes of pop-ups meer. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat de gemiddelde computergebruiker er circa 64 seconde over doet om na het lezen van binnenkomende e-mails weer geconcentreerd aan de slag kan gaan met de taak waar hij/zij voorheen mee bezig was.

2. Opschonen 

Bij een goede e-mail organisatie hoort ook een grote schoonmaak. Tijd om dus eens die inbox op te schonen! Krijg jij nog steeds sociale media meldingen en/of berichten op je e-mail binnen? Zorg dan dat je deze bij je sociale media instelling uitschakelt. Deze meldingen zie je vanzelf wel wanneer je inlogt op bijvoorbeeld een Facebook of Twitter. Schrijf je daarnaast ook uit voor alle nieuwsbrieven die je toch niet leest. De link om je af te melden staat vaak onderaan de nieuwsbrief.

Daarnaast kwam ik ook ergens een hele goede tip tegen als je in Outlook werkt. In Outlook bestaat er namelijk een ‘opschoon’ knop. Deze zorgt dat oudere reacties van een bepaalde e-mail verwijderd worden. Ga op een e-mailbericht staan waarvan je weet dat er nog oudere reacties zijn. Als je dan op ‘opschonen’ klikt (in de taakbalk links bovenaan) verwijdert Outlook deze berichten. Bij het nieuwste bericht vind je namelijk ook alle voorgaande reacties door naar beneden te scrollen.

3. CC e-mails in aparte map 

Wanneer je bij en/of voor een groot bedrijf werkt, krijg je vaak te maken met mails waarbij je in CC staat. Vaak wanneer je in de CC gezet wordt, gaat het om een mail waar handige informatie in staat voor jou waar je niet per se iets mee hoeft te doen. Zorg ook dat klanten, partners en/of collega’s dit ook op deze manier doen. Zodat je niet onnodig veel mails ontvangt waarbij je zonder reden in de cc staat. En wanneer er echt een handeling nodig is, maak dan duidelijk dat ze jouw e-mailadres in het ‘aan’-vak moeten zetten. Waarom dit belangrijk? Hierdoor kan je zorgen dat alle cc-mail in een aparte map binnenkomen. Hier kan je dan op een vast tijdstip even snel doorheen lopen. Lees hier hoe je dat kan instellen.

4. De 2-minutenregel 

De wat? De 2-minutenregel. Kan je een mail binnen 2 minuten afhandelen, handel deze dan direct af. Denk bijvoorbeeld aan mails waar een kort antwoord genoeg is of een bevestigen van een afspraak. Daarnaast krijg je natuurlijk ook lastigere vragen binnen via mail waarvoor je eerst iets moet opzoeken of navragen. Noteer dit dan op je to do lijst, sleep de mail naar het to do-mapje (zie het volgende punt) en ga verder met mails die je op dat moment wel snel kan beantwoorden.

5. ‘To do’ -map

Maak een to do-map aan in je inbox. Hier sleep je alle mails naartoe die je niet binnen twee minuten kan beantwoorden. Plan dan natuurlijk wel een moment in om alle e-mails in deze map te beantwoorden. Het liefst in één keer, zodat de map daarna weer leeg is.

6. ‘Wachten op’ -map 

Maak naast een ‘to do’-map ook een ‘wachten op’-map. In deze map zet je alle mails waar jij nog een antwoord op verwacht. Hoe je dit makkelijk kan doen? Zet jezelf in de bcc wanneer je een e-mail stuurt waarop je antwoord verwacht. Je krijgt de e-mail dan ook in je inbox waardoor je deze naar de ‘wachten op’-map kan slepen. Wanneer je antwoord hebt gekregen, verwijder je natuurlijk de e-mail uit deze map. Dit kan je bijvoorbeeld 1 of 2 keer per week doen.

Shop je veel online? Dan kan je dit bijvoorbeeld ook doen met bevestigingen van bestellingen. Zo weet je wat je nog ontvangt.

7. Mappen en submappen

Nog meer structuur in je mail? Maak dan (nog meer) mappen aan die voor jou handig zijn, maar beperk het tot maximaal 7 stuks. Elke map kan je dan nog wel submappen geven. Werk je voor meerdere klanten? Maak dan voor elke klant één map. Werk je voor één bedrijf of klant, dan kan je de mappen ook indelen op projecten en/of werkzaamheden.

8. Vaste momenten 

And last but not least. Plan één of meerdere momenten op een dag in waarop je met volle concentratie met je mail aan de slag gaat. Dus niet stiekem tussen door doen hé. Gelukkig heb je al je e-mail notificaties uitstaan;).

Heb jij al een manier gevonden om je e-mail te organiseren?